Il Consiglio di Stato ha preso atto, nella sua seduta di ieri, del rapporto del Dipartimento delle istituzioni (DI) riguardo al primo anno di attività dell'Ufficio della migrazione nel nuovo assetto organizzativo, attuato nell'ambito della sua riorganizzazione ultimata a dicembre 2017. Rapporto che ora è stato sottoposto alla Commissione della Gestione e Finanze, che prenderà visione degli effetti dei cambiamenti messi in atto e dei risultati raggiunti per migliorare il servizio. 

La riorganizzazione dell’Ufficio della migrazione, ricordiamo, è il frutto del lavoro di uno speciale gruppo interno all’Amministrazione durato 24 mesi e approvato dal Consiglio di Stato il 1° febbraio 2017. A seguito dell’apertura dell’inchiesta penale, nota come caso “permessi falsi”, l’implementazione della riforma è stata sospesa dal Consiglio di Stato il quale - in accordo con la Commissione della Gestione e Finanze - ha incaricato l’ex giudice e presidente del TRAM avv. Lorenzo Anastasi di effettuare una perizia sui processi operativi all’interno dell’Ufficio. Dopo le risultanze del lavoro di Anastasi, che hanno dissipato i dubbi relativi all’organizzazione a suo tempo in vigore presso l’Ufficio della migrazione e salutato positivamente le modifiche pianificate, il Governo, sempre in accordo con la Commissione della Gestione e Finanze, ha riattivato la riforma dell’Ufficio della migrazione, che è partita il 19 giugno 2017 per quanto riguarda l’attuazione della procedura guidata per i permessi “G” (lavoratori frontalieri) e il 4 dicembre dello stesso anno con l’implementazione dell’assetto organizzativo definitivo e l’introduzione della procedura guidata per tutti i tipi di permesso.

Cambiamento epocaleLa riorganizzazione ha rappresentato "un cambiamento epocale" sottolinea il Governo in una nota, sia per l’unità amministrativa sia per i suoi numerosi utenti, ossia "tutti i titolari di un permesso per stranieri in Ticino, i datori di lavoro e le autorità a livello federale, cantonale e comunale toccate dalle pratiche per l’ottenimento di un permesso". L’obiettivo posto dal DI "di migliorare e approfondire l’esame delle pratiche viene pienamente soddisfatto dalla creazione del “Servizio nuove entrate” che incarna al meglio la filosofia della riorganizzazione: un colloquio personale con l’utente, preceduto dall’esame preliminare della domanda e della documentazione, compreso il controllo di autenticità del documento d’identità".

Comuni meglio informatiLa nuova procedura introdotta a seguito della riforma prevede inoltre un’informazione tempestiva ai Comuni delle domande di soggiorno presentate dai nuovi cittadini stranieri che si stabiliscono in Ticino, ciò che permette "di ottimizzare il monitoraggio del territorio e favorire la segnalazione puntuale degli eventuali casi critici".

Ottimizzazione dei flussi di lavoroOltre a una maggiore efficacia d’esame delle pratiche, la procedura, rileva il Governo, rappresenta "un miglioramento per l’utenza, che interagisce con l’autorità su appuntamento (risolvendo anche l’annosa questione delle lunghe attese agli sportelli degli ex Servizi regionali) e nell’ambito di un colloquio già finalizzato all’esame della domanda e non solo per l’incameramento della stessa, come avveniva in passato". Di notevole importanza, di continua a leggere, "anche la riorganizzazione del “Servizio cancelleria”, con i settori di “ricezione e registrazione” della corrispondenza (che si occupa principalmente della raccolta, della verifica di completezza e della digitalizzazione delle circa 14'000 pratiche che giungono mensilmente all’Ufficio), e il “Contact center”, il punto di contatto per l’interazione con l’utenza: in media 900 telefonate giornaliere, contro le 566 mediamente ricevute ed evase prima della riorganizzazione".

Frontalieri, verifica dell’identitàIl “Servizio comunitari” oggi esamina ed evade in particolare le domande di rilascio, di rinnovo e di modifica dei permessi di lavoro (dipendente) per frontalieri, oltre a quelle di domicilio, di dimora e di dimora temporanea. Per quanto riguarda i frontalieri, attraverso la nuova organizzazione è stata introdotta "un’importante misura di controllo dei documenti d’identità dei richiedenti, i quali, prima di formalizzare l’istanza, sono tenuti a presentarsi ai preposti Servizi della Polizia cantonale per ottenere una dichiarazione di autenticità del proprio documento". Il “Settore giuridico”, infine, nel 2018 ha rivisto i flussi e i parametri decisionali, in modo da favorire una più rapida presa a carico delle segnalazioni rispetto al loro grado di rischio. Le segnalazioni - annualmente sono circa 15’000 - riguardano decisioni emanate dalle Autorità giudiziarie cantonali e federali, rapporti di polizia, comunicazioni dai Comuni soprattutto su possibili residenze fittizie, possibili casi di abuso in ambito di prestazioni sociali, aziende e attività fittizie e segnalazioni da privati cittadini.

Controllo internoGrande attenzione è stata inoltre posta, in ogni processo operativo e decisionale, alla riduzione dei rischi che potrebbero prodursi in fattispecie sensibili come quelle legate al rilascio dei permessi per stranieri. Un gruppo di lavoro ad hoc si è occupato di mappare i possibili rischi per l’Ufficio allo scopo di analizzare la necessità di introdurre una serie di misure organizzative, logistiche, informatiche, comunicative e di risorse umane. Fra queste si segnala l’introduzione di un sistema di controllo interno che va a toccare le decisioni positive o annullate emesse dai Servizi, ritenuto che quelle negative sottostanno invece al controllo delle istanze di ricorso. Un controllo a campione, le cui procedure sono state sviluppate in collaborazione con il Centro Servizi Informativi (CSI) del Cantone, e che permette di contrastare i potenziali rischi o i possibili errori. Sono inoltre state progressivamente introdotte ulteriori misure di sicurezza riguardanti la gestione del materiale e dei documenti sensibili e i collaboratori dell’Ufficio sono regolarmente sensibilizzati sull’importanza della confidenzialità dei dati e di un corretto utilizzo degli applicativi in dotazione.

Organico potenziatoPer far fronte alla grande mole di lavoro dell’Ufficio della migrazione, come si ricorderà il Consiglio di Stato aveva accolto la proposta della Commissione della Gestione e Finanze atta a congelare – eravamo nel 2017 – la misura di risparmio sulla riduzione del personale. Tenuto inoltre conto delle criticità legate al ricorso di personale avventizio (programmi occupazionali o personale occupato nell’ambito di attività di utilità pubblica) per lo svolgimento dell’attività ordinaria, il Governo il 6 giugno 2018 ha autorizzato il Dipartimento delle istituzioni ad assumere, con effetto immediato, 14 collaboratori amministrativi ausiliari (non avventizi) per la gestione corrente. Entro fine maggio 2020 il DI dovrà presentare un rapporto in cui avanzerà la proposta definitiva di adeguamento e consolidamento dell’organico. Su questo punto, il rapporto dell’Ufficio della migrazione evidenzia come nel 2018 le nuove procedure implementate, così come la maggior stabilità delle risorseimpiegate abbiano permesso di sbrigare le nuove pratiche con tempestività, senza accumulare nuovi ritardi e a maggiore soddisfazione dell’utenza. Il recupero degli arretrati, uno degli obiettivi principali dell’Ufficio della migrazione per il 2019, prosegue a ritmi incoraggianti, riducendo, settimana dopo settimana, il numero delle pratiche in sospeso.

Le cifre del 2018

Anche nel 2018 l’Ufficio della migrazione è risultato una delle unità amministrative più sollecitate dell’Amministrazione cantonale: 159'180 le pratiche incamerate, con 142'968 telefonate evase dal Contact center. Ogni collaboratore del "Servizio comunitari" ha trattato durante l'anno in media 6'000 domande di permesso. Al settore giuridico sono invece pervenute 13'947 nuovo segnalazioni. La mole di lavoro è cresciuta del 120% dal 2002 al 2017 per quanto riguarda le domande di permessi G, mentre del 150% per le domande di permessi B. Un'importante mole di lavoro considerando che "l'Ufficio della migrazione è quello che disponde del minor numero di risorse umane in rapporto al numero di stranieri presenti sul territorio (dati 2017: 177'519 permessi attivi a fronte di 64,1 unità a tempo pieno)".

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